Wie können wir an unseren bundesweiten Standorten trotzdem miteinander zusammenarbeiten?

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Diese zentrale Fragestellung galt es bei der Konzeption/Gründung der PlanerAllianz im Jahr 2010 vorrangig zu beantworten. Denn die vernetzte Struktur der PlanerAllianz erfordert eine Arbeitsumgebung, über die alle Mitarbeiterinnen von Ihrem Arbeitsplatz aus Zugriff auf unternehmens- und projektrelevante Informationen erhalten können.
Die Antwort auf diese Fragestellung liefert uns seitdem die Projektplanungsplattform PlanTeamSpace (PTS) der Firma WeltWeitBau aus Berlin.

Der Begriff „Projektplanungsplattform“ oder noch genauer „Internetangebundene Projektplanungsplattform“ ist extrem sperrig und macht nicht auf Anhieb deutlich, um was es inhaltlich geht. Folgender Satz bringt es da schon eher auf den Punkt:

Das PTS ist das virtuelle Büro der PlanerAllianz – ohne Flurfunk und den kurzen Austausch an der Kaffeemaschine.

Für alle Mitarbeiterinnen der PlanerAllianz lassen sich individuelle Nutzerberechtigungen festlegen. Angefangen von der gemeinsamen Terminverwaltung bis zur detaillierten Festlegung in der Dokumentenverwaltung. Zu jedem Projekt lassen sich virtuelle Teams zusammenstellen, die gemeinsamen Zugriff auf hinterlegte Dokumente haben. Jede Mitarbeiterin benötigt nur einen Arbeitsplatz mit Internetzugang und einen Browser – weitere Voraussetzungen auf Nutzerseite gibt es nicht! Die Verwaltung der Projekte, der Mitarbeiterinnen und deren Berechtigungen erfolgt zentral über einen Administratorinnenzugang. Aber: Auch dieser wird ausschließlich über einen Browser verwaltet.

Alles im Überblick

  • Gibt es eine neue Version eines Dokumentes?
  • Wurde zur Zeichnung ein neuer Index hochgeladen?
  • Wurde der Bauplan bereits heruntergeladen?
  • Gibt es neue Fotos von der Bestandsaufnahme?

In der Planung und Überwachung eines Projektes gibt es viele Fragen, die von den Projektbeteiligten beantwortet werden müssen.

Mit den Benachrichtigungsfunktionen im PTS kann jede Nutzerin individuell festlegen, über welche Änderung in einem Projekt (Neues Dokument, neuer Plan-Index, Freigaben etc.) sie informiert werden möchten und innerhalb welcher Intervalle ihr diese Änderungen per E-Mail mitgeteilt werden sollen.

Externe Mitarbeiterinnen

Durch die individuellen Zugriffsberechtigungen können auch externe Projektbeteiligte schnell in ein Projekt eingebunden werden und bekommen somit einen Überblick über den jeweils aktuellen Projektstand.

Wohin mit großen Dokumenten?

Nicht jeder E-Mailprovider erlaubt den Versand großer Dateianhänge. Und nicht jedes Büro sitzt direkt an einer schnellen Internetleitung, die das Senden und Empfangen großer Dateianhänge angenehm macht. Aus diesem Grund ist die Dokumentenverwaltung und –Ablage einer der großen Mehrwerte des PTS für unsere tägliche Arbeit.

Wir nutzen diese Ablage nicht nur für unsere Kundenprojekte, sondern auch, um beispielsweise firmeninterne Dokumente zentral für alle Gesellschafterinnen zur Verfügung zu stellen.

Dokumentverwaltung

Sind die Daten denn auch sicher?

Wir haben uns bei der Auswahl des PTS dafür entschieden, die Daten auf einem eigenen Server, unabhängig vom Anbieter zu hosten. Dadurch sind wir selbstverantwortlich für den verantwortungsvollen Umgang mit den Daten. Aber auch komplett handlungsfähig, wenn es um die Beseitigung eventueller Sicherheitslücken auf dem Server geht.

Ausbaufähig

Im Laufe der Zeit haben wir durch den engen Kontakt zum Anbieter und deren Entwicklern auch eigene Erweiterungen in Auftrag gegeben. Und damit das Produkt auch für andere Nutzer besser gemacht. Dieser kurze Draht zum Hersteller und der schnelle Support auf deren Seite geben uns das gute Gefühl, ein zuverlässiges virtuelles Büro zu haben, mit dem wir alle anfallenden Aufgaben nicht nur verwalten, sondern tagtäglich auch schneller und besser bearbeiten können.

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